Personvern for
Jarvis / n8n

1. Ansvar og kontakt

Malvik Fysikalske Institutt AS, org.nr. 915 919 871, Vikhovlia 1300, 7560 Vikhammer, er kontaktpunkt for Jarvis / n8n ved klinikken. Når systemet behandler opplysninger på vegne av en annen virksomhet eller kontoeier, beholder den aktuelle virksomheten eller kontoeieren ansvaret for sin behandling.

Spørsmål om Google-tilgangen, innsyn eller sletting: boalex@gmail.com. Klinikken kan også kontaktes på post@malvikfysikalske.no eller 72 90 90 30. Unngå sensitive helseopplysninger i vanlig e-post.

2. Tilgang til Google og e-post

En kontoeier kobler sin Google-konto til n8n gjennom Googles samtykkeskjerm. Tilgangen bestemmes av tillatelsene som vises der. Jarvis kan, innenfor de godkjente tillatelsene og aktiverte arbeidsflytene, hente og lese e-post, behandle vedlegg og sende eller videresende meldinger.

Opplysningene kan omfatte kontoadresse, avsender, mottakere, emne, tidspunkt, meldingsinnhold, meldingsidentifikatorer og vedlegg. OAuth-tilgangstokener brukes til tilkoblingen; Google-passordet skrives inn hos Google og skal ikke gis til Jarvis.

Andre e-postkontoer kan være tilkoblet via IMAP. Denne erklæringen gir i seg selv ingen tilgang til en konto.

3. Hva opplysningene brukes til

• Finne e-post som krever handling og opprette oppgaver eller forslag til oppfølging.
• Følge opp henvendelser, kontaktinformasjon og administrative svar.
• Samle inn og videresende fakturaer og bilag til kontoeierens valgte regnskapsflyt.
• Vise statusoversikter og registrere feil som må følges opp.

Oppgaver, sammendrag og statusposter kan inneholde opplysninger utledet fra e-posten. E-postinnhold skal ikke brukes til andre formål uten at kontoeieren er informert og nødvendig grunnlag og tillatelse er på plass.

4. Mottakere og automatisert behandling

Opplysninger behandles i den selvhostede n8n-installasjonen og tilknyttede lagrings- og oppgavesystemer. Google leverer de tilkoblede Google-tjenestene. Serverdrift for n8n er satt opp hos Hetzner. Opplysninger kan også inngå i sikkerhetskopier, blant annet i Google Drive.

En aktivert arbeidsflyt kan videresende relevante meldinger, vedlegg eller oppgaveopplysninger til mottakere kontoeieren har valgt, for eksempel ansvarlig medarbeider eller regnskapsmottaker. Disse mottakerne får opplysningene som trengs til den aktuelle oppgaven.

Når kontoeieren bruker en tilkoblet KI-tjeneste til å tolke eller oppsummere innhold, kan innhold som er nødvendig for oppgaven sendes til denne tjenesten. Det er behandling hos en ekstern leverandør, ikke bare lokal behandling i n8n. Kontoeieren må avklare aktuell leverandør, avtale og databehandling før slik bruk aktiveres. Denne erklæringen fastslår ikke at en bestemt KI-leverandør er aktiv i alle arbeidsflyter.

Google-data skal ikke selges, brukes til målrettet reklame eller brukes til å trene generelle KI-modeller. Menneskelig tilgang skal begrenses til kontoeierens godkjente oppfølging, nødvendig sikkerhetsarbeid eller lovpålagte formål.

5. Lagring, sikkerhet og sletting

E-postopplysninger kan lagres i n8n-kjøringer, oppgaver, forslag, logger og sikkerhetskopier. Opprinnelige meldinger ligger også hos e-postleverandøren. Denne erklæringen lover ingen bestemt automatisk slettefrist; oppbevaring må vurderes etter formål, systeminnstillinger og eventuelle dokumentasjonskrav.

Tilgang skal begrenses til personer og tjenester som trenger den. Tilkoblingsnøkler og OAuth-tokener skal behandles som fortrolige. Vi oppgir ikke at alle lagrede data er kryptert eller lagret utelukkende i Norge.

Kontakt oss for å få undersøkt og slettet opplysninger i Jarvis som det ikke lenger er grunnlag for å beholde. Regnskapsdokumentasjon og andre lovpålagte opplysninger kan måtte oppbevares videre. Kopier som allerede er sendt til mottakere, og sikkerhetskopier, må håndteres særskilt.

6. Stans Google-tilgangen

Kontoeieren kan når som helst tilbakekalle tilgangen under tilkoblinger i Google-kontoen. Velg appen «n8n» og fjern tilgangen. Da kan tilkoblingen ikke fortsette å hente nye Google-data før kontoen kobles til igjen.

Tilbakekalling sletter ikke automatisk eksisterende oppgaver, logger, sikkerhetskopier eller videresendte meldinger. Kontakt oss dersom du også ønsker sletting av disse.

7. Grunnlag og rettigheter

Googles OAuth-godkjenning er en teknisk tillatelse til kontotilgang. Den erstatter ikke et behandlingsgrunnlag for opplysninger om personer som omtales i e-posten. Ansvarlig virksomhet må vurdere grunnlaget for den enkelte oppgaven, eksempelvis nødvendig avtaleoppfølging, rettslig plikt eller berettiget interesse. Behandling av helseopplysninger krever i tillegg et særskilt grunnlag.

Du kan kontakte ansvarlig virksomhet om innsyn, retting, sletting, begrensning, protest eller dataportabilitet når vilkårene for rettigheten er oppfylt. Du kan klage til Datatilsynet.

8. Googles krav og endringer

Bruk og overføring av opplysninger mottatt fra Google API-er skal følge Google API Services User Data Policy, inkludert kravene om «Limited Use».

Erklæringen oppdateres når bruken av Jarvis endres. Ny bruk av Google-data utover det som er opplyst her krever oppdatert informasjon og nødvendig godkjenning før den tas i bruk.